Automatización de pedidos

Tus clientes piden por WhatsApp o por correo. El pedido, el envío y la factura se hacen solos.

• Rapidez. El trabajo efectivo —teclear el pedido, cuadrarlo, facturarlo— pasa a contarse en segundos.
• Menos errores. Cada línea se cuadra contra tu catálogo: se acaban los fallos de transcripción.
• Horas que vuelven. El rato que hoy se va en pasar pedidos a mano, se queda libre para vender y atender.
• Sin cambiar de programa. Se adapta a la gestión que ya usas.

Cómo funciona

Y así se ve en marcha

Los mismos ocho pasos, esta vez sobre la pantalla real. Esto es lo que verás:

• El mensaje escrito a mano, tal cual lo manda el cliente.
• El pedido se cuadra con el catálogo.
• El albarán, que descuenta el stock.
• La factura, que sale por correo en cuanto se emite; además se puede mandar por WhatsApp/Telegram opcionalmente.

El vídeo está grabado sobre datos de demostración: la empresa es «Distribuciones Demo» y el cliente, «Demo». Es un caso ficticio, pero grabado en tiempo real y sin cortes. El canal que se ve en pantalla es Telegram.

Los datos del vídeo son de demostración; el sistema no. Ya está implantado y funcionando en producción, con pedidos reales.

Para quién es

Empresas pequeñas que reciben los pedidos escritos a mano —por WhatsApp, por Telegram, por correo o por teléfono— y llevan su gestión en un ERP; si es Holded, está todo hecho. Da igual que quien pide sea otra tienda, un distribuidor o un cliente particular: el problema es el mismo. Si tramitas pedidos a mano y ya te ha pasado facturar dos veces o quedarte sin stock sin darte cuenta, es para ti.

Con qué se conecta

Por dónde entra el pedido: tres opciones

• WhatsApp, correo o Telegram. Tu cliente escribe por la que ya use; no instala nada nuevo.
• Un acceso web propio:
  • Es un complemento que se añade a tu web; se abre desde el móvil o desde el ordenador.
  • Se usa como una tienda online: tu catálogo con sus precios y el stock disponible en tiempo real.
  • El cliente monta el pedido, lo repasa y lo confirma.
  • Al confirmarlo, el pedido llega solo a tu canal de Telegram y te avisa. El siguiente paso es enviar el pedido al transportista.
• Sendcloud (opcional), que es otra puerta de entrada:
  • Sirve cuando esos pedidos ya están ahí preparados como envíos, porque los mete tu proveedor, tu tienda o quien te sirve.
  • Encaja justo cuando viven en un sitio que no es tu programa de gestión y hoy alguien los pasa a mano.
  • El sistema los lee de ahí y arma el pedido en tu gestión, sin que nadie lo teclee.
  • Te va diciendo cuáles han salido y cuáles siguen esperando.

Dónde acaba

• Holded, tu ERP. Un ERP es el programa donde llevas el negocio —clientes, pedidos, facturas y stock, todo en el mismo sitio—; si facturas con uno, ya sabes a qué nos referimos. Ahí se crean el pedido y la factura, y ahí se mueve el stock.
• ¿Usas otro ERP? El servicio está montado y probado sobre Holded, y por eso tiene precio cerrado. Con otro programa —Odoo, Sage, A3, FacturaDirecta…— el circuito es exactamente el mismo, pero hay que construir la conexión: lo que decide no es la marca, es si tu ERP deja entrar desde fuera. Lo miramos en el estudio gratuito y te decimos si se puede, qué costaría montarlo y con qué cuota, antes de empezar.
• Correo electrónico. Por donde sale la factura al emitirse, sin que nadie tenga que mandarla.

La automatización se adapta al programa de gestión que ya usáis, no al revés. La pieza que se añade es un bot de Telegram que hace de intermediario: por ahí entra el pedido interpretado, ahí lo revisas y desde ahí das las órdenes —crear, enviar, facturar—. Tu cliente ni lo ve: él sigue escribiendo por donde escribe siempre.

Para quién no es

Preferimos decirlo antes que después:

• Si tus pedidos entran ya estructurados, con su referencia y su cantidad, desde tu tienda online (WooCommerce, Shopify, Amazon): eso Holded ya lo importa de fábrica y no necesitas esto.
• Si nadie te escribe los pedidos, tampoco: lo que aquí se automatiza es justo el paso de entender un mensaje y convertirlo en un pedido.

Precio

Desde 99 € al mes si llevas tu gestión en Holded. Incluye la puesta en marcha con tu catálogo y tus clientes, y el soporte. Con otro ERP el precio se fija después de ver tu caso, y como todo lo demás: cerrado antes de empezar.

• Todo incluido. Cuadrar tu catálogo y tus clientes se hace una vez, y lo hacemos nosotros; el soporte va dentro de la cuota.
• Sin permanencia obligatoria. Es un pago mensual por servicio, no un programa que compras: sigues mientras te compense.

Preguntas que nos hacen

¿Tengo que cambiar de programa de gestión?
No. Con Holded se conecta directamente. Con otro ERP hay que construir antes la conexión y eso se valora aparte, pero la idea es la misma: adaptarse a lo que ya usas, no que cambies tú.

¿Y si no llevo control de stock?
Vale igual. El circuito es el mismo —se entiende el pedido, tú lo apruebas, y el pedido y la factura se crean solos—, solo que sin el paso del albarán.

¿Y si el sistema entiende mal un pedido?
Por eso hay un paso de revisión. Lo que no tiene claro, lo marca como duda, en lugar de inventárselo.

¿Quién ve mis datos?
Hace falta una clave de acceso a tu gestión para poder crear los documentos. Se usa solo para eso, se firma un contrato de tratamiento de datos y puedes revocarla cuando quieras.

¿Cuánto tarda la puesta en marcha?
El trabajo está en cuadrar tu catálogo y tus clientes. A partir de ahí, hay un periodo de aprendizaje, en el que el sistema se ajusta a cómo pide cada uno de tus clientes, y unas pruebas con pedidos reales que tú repasas antes de dejarlo trabajando solo.

¿Y si lo tuyo es otro proceso?

Este servicio tiene precio porque está hecho y probado. Pero casi siempre, cuando entramos en una empresa pequeña, el tiempo se está yendo en otra tarea distinta:

• Pasar datos de un programa a otro a mano.
• Un informe que alguien rehace cada semana.
• Dos sistemas que no se hablan.
• Un aviso que llega tarde porque nadie estaba mirando.

Eso se valora caso por caso:

• Miramos qué se hace hoy a mano, cuánto tiempo se lleva y qué pasa cuando sale mal.
• Con eso te damos un precio cerrado antes de empezar y ajustado al trabajo que lleve.
• Si automatizarlo no sale a cuenta, te lo decimos: a veces la solución es cambiar el orden de dos cosas y no hace falta programar nada.

¿Lo vemos con tu caso?

Cuéntanos cómo recibes hoy los pedidos — o qué tarea te está comiendo el tiempo — y te decimos si esto te sirve. Escríbenos.